Laatst bijgewerkt: 28/11/2025

Bij Vintecc zetten we ons in om uw privacy te beschermen en uw persoonsgegevens te beheren in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring wordt uitgelegd hoe wij als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen, en worden uw rechten met betrekking tot uw gegevens beschreven.

1. Wie zijn we, en hoe kan u ons bereiken?

Naam: Vintecc BV

Adres: Hof Ter Weze 3, 8800 Roeselare Belgium

Ondernemingsnummer: 0645.963.679

RPR: Gent, afdeling Kortrijk

Contact: privacy@vintecc.com

2. Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen

U bent doorgaans:

een bezoeker van onze website (toegankelijk via www.vintecc.com);

een leverancier of dienstverlener van Vintecc;

een klant aan wie wij producten of diensten leveren (zoals deze producten of diensten zijn beschreven in het contract dat wij met u hebben);

een prospect met wie wij in contact staan voor de mogelijke levering van onze producten of diensten;

een sollicitant;

iedereen die contact met ons opneemt via een contactformulier op onze website, via e-mail, telefoon, chat, sociale media of op een andere manier.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende manieren, afhankelijk van hoe u onze website gebruikt of hoe u met ons communiceert:

Rechtstreeks van u: wanneer u informatie verstrekt via formulieren (bijv. sollicitatieformulieren, contact- of downloadformulieren), uw cv indient of met ons communiceert.

Automatisch: wanneer u interactie heeft met onze website, via cookies en soortgelijke technologieën. Dit omvat analyses, het volgen van gedrag en analyses van zakelijke bezoekers (bijvoorbeeld via HubSpot en Leadinfo).

Van derden: bijvoorbeeld wanneer professionele informatie wordt verkregen via zakelijke databases of contacten (voor B2B-doeleinden) of openbare profielen die relevant zijn voor werving.

3. Categorieën van persoonsgegevens

Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens; dit hangt af van hoe u onze website gebruikt, hoe u met ons communiceert en welke gegevens u met ons wilt delen.

Identificatie- en contactgegevens: voor- en achternaam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, enz.

Wervingsinformatie: naam, contactgegevens, ingediende formulieren, cv's en bijbehorende informatie, professionele achtergrond, alle andere gegevens die u verstrekt.

Marketing, Analytics en Bedrijfsadministratie: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, functie, titel, ondernemingsnummer of registratienummer, gegevens over interactie met de website, IP-adres (voor bedrijfsidentificatie, alleen B2B).

Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, besturingssysteem en gebruiksstatistieken (verzameld via cookies en soortgelijke tools).

Overige: alle informatie die u tijdens uw interacties met ons verstrekt.

4. Voor welke doeleinden worden deze gegevens gebruikt, op basis van welke grondslag en voor hoe lang?

Wij zullen persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden en op de rechtsgrondslag die in dit hoofdstuk worden vermeld (indien en voor zover van toepassing op uw situatie).

Activiteit	Doeleinde	Categorie persoonsgegevens	Rechtsgrond	Bewaartermijn
Wervingsproces	Het uitvoeren van wervings- en selectieactiviteiten voor (openstaande) functies bij Vintecc.	Identificatie en contactgegevens. Wervingsinformatie. Alle persoonlijke informatie die u tijdens uw sollicitatie met ons wilt delen (zoals cv, sollicitatiebrief, opleiding, eerdere beroepservaring, enz.).	Gerechtvaardigd belang of uitvoering van een overeenkomst (zoals van toepassing)	Totdat het wervingsproces is afgerond, tenzij een langere bewaartermijn van toepassing is in overeenstemming met deze verklaring of indien een andere rechtsgrond van toepassing is (bijvoorbeeld in het kader van een arbeidsovereenkomst).
Talent Pool	Om een talentenpool aan te leggen voor toekomstige vacatures en wervingsdoeleinden.	Identificatie- en contactgegevens. Wervingsinformatie. Alle persoonlijke informatie die u tijdens uw sollicitatie met ons wilt delen (zoals cv, sollicitatiebrief, opleiding, eerdere beroepservaring, enz.).	Toestemming. De toestemming die u geeft is altijd vrijwillig. U hebt het recht om uw toestemming op elk moment en kosteloos in te trekken door een e-mail te sturen naar: privacy@vintecc.com.	Tot 5 jaar na het verkrijgen van uw toestemming. Uw persoonsgegevens worden in ieder geval voor dit doeleinde verwijderd als u uw toestemming intrekt.
Marketing	Campagnes voeren, nieuwsbrieven versturen, leads genereren	Naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer (indien opgegeven), bedrijf, interacties op de website	Toestemming (indien van toepassing); gerechtvaardigd belang voor B2B-analyses.	Totdat de toestemming wordt ingetrokken of de betrokkene zich afmeldt. Het bijhouden van campagnes en het bewaren van analyses volgt de bewaartermijnen die zijn gespecificeerd in de cookie-instellingen.
Analyse	Websiteverbetering, gebruikerservaring.	IP-adres, cookies, apparaat-/browserinformatie, gebruiksstatistieken.	Gerechtvaardigd belang.	Zoals aangegeven in het cookiebeleid en de cookiebanner; waar mogelijk geanonimiseerd of geaggregeerd.
Bedrijfsbeheer	Klant-, prospect- en leveranciersbeheer, contractuitvoering, facturatie, zakelijke communicatie en onderhandelingen.	Contactgegevens, bedrijfsinformatie, communicaties, financiële/contractuele gegevens.	Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang.	Duur van de relatie + 7 jaar (wettelijke Belgische boekhoudkundige/fiscale bewaartermijn).
Wettelijke verplichtingen	Naleving van wettelijke vereisten (belastingen, boekhouding, audit, regelgeving).	Gegevens die vereist zijn volgens de relevante wetgeving (bijv. facturen, contracten).	Wettelijke verplichting	Bewaard zolang dit wettelijk vereist is (bijvoorbeeld 7 jaar in België).
Bedrijfsherstructering	Informatie-uitwisseling tijdens fusies, overnames of investeringen.	Zakelijke contactgegevens, contracten, relevante communicatie.	Gerechtvaardigd belang	Alleen bewaard totdat het herstructureringsproces is voltooid, onder voorbehoud van vertrouwelijkheidswaarborgen.

Voor specifieke bewaartermijnen voor cookies verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

Voor bepaalde verwerkingsdoeleinden hebben wij uw toestemming nodig. De toestemming die u geeft is altijd vrijwillig en u hebt het recht om deze op elk moment in te trekken. Voor meer informatie over hoe u dit recht kunt uitoefenen, verwijzen wij u naar hoofdstuk 11 van deze verklaring. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de verwerking van persoonsgegevens vóór de intrekking of op onze verwerkingsactiviteiten die op een andere rechtsgrond zijn gebaseerd.

U hebt te allen tijde het recht om kosteloos bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, met inbegrip van profilering, voor zover deze verband houdt met dergelijke direct marketing. Voor meer informatie over hoe u dit recht kunt uitoefenen, verwijzen wij u naar hoofdstuk 11 van deze verklaring.

5. Verstrekking van gegevens en gevolgen

Werving: het verstrekken van de gevraagde sollicitatiegegevens is noodzakelijk om uw sollicitatie te kunnen verwerken. Als u de gevraagde gegevens niet verstrekt, kan dit ertoe leiden dat wij uw sollicitatie niet kunnen verwerken of in behandeling nemen.

Andere formulieren: het verstrekken van persoonsgegevens voor contact- en marketingdoeleinden is vrijwillig, maar als u deze gegevens niet verstrekt, kan dit onze mogelijkheden om op uw vraag te reageren of relevante informatie te verstrekken beperken.

6. Gebruik en delen van gegevens

Indien dit nodig is voor het uitvoeren van de hierboven genoemde doeleinden, kunnen wij uw persoonsgegevens als volgt delen:

Binnen Vintecc: alleen bevoegd personeel (bijv. HR, marketing, IT) heeft toegang tot uw persoonsgegevens, voor zover dat nodig is.

Dienstverleners:

HubSpot: marketingautomatisering, CRM, e-mailcommunicatie.

Leadinfo: analyse van zakelijke bezoekers, B2B-identificatie.

Google Analytics: analyse van onze website.

Andere externe dienstverleners (zoals IT-dienstverleners, beveiligingsdienstverleners of hostingproviders).

Wettelijke vereisten: indien wettelijk verplicht, kunnen wij gegevens delen met autoriteiten of rechtbanken.

Onze (sub)verwerkers handelen altijd onder onze verantwoordelijkheid. Als we (sub)verwerkers inschakelen, gebeurt dit altijd in overeenstemming met een gegevensverwerkingsovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG. We eisen van al onze (sub)verwerkers dat ze passende technische en organisatorische (waaronder beveiligings-) maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met ons beleid. We staan onze (sub)verwerkers niet toe om uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken.

7. Internationale doorgiften van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte

In principe geeft Vintecc uw persoonsgegevens niet door aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), tenzij u buiten de EER bent gevestigd en onze Website bezoekt buiten de EER.

Het is ook mogelijk dat we via onze verwerkers of subverwerkers uw persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de EER. In dat geval zullen we uw persoonsgegevens alleen doorgeven buiten de EER in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving en mits passende waarborgen.

Neem contact met ons op als u meer informatie wil over de specifieke mechanismen die we gebruiken bij de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.

8. Gegevensbeveiliging

Vintecc past een reeks technische en organisatorische maatregelen toe om uw gegevens te beschermen, waaronder:

Toegangscontroles: alleen relevante medewerkers hebben toegang tot uw gegevens.

Pseudonimisering: waar dit geschikt is voor analyse.

Regelmatige beveiligingscontroles: we evalueren ons beleid, trainen onze medewerkers en voeren audits uit om de bescherming te verbeteren.

9. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën om:

Gebruikersvoorkeuren op te slaan

De functionaliteit van de website mogelijk te maken en te verbeteren

Analyses uit te voeren (bijvoorbeeld via HubSpot)

Zakelijke bezoekers te identificeren (alleen B2B, via Leadinfo)

Een gedetailleerde uitleg over welke cookies worden gebruikt, hun doeleinden en bewaartermijn vindt u in ons Cookiebeleid, dat altijd toegankelijk is via de voettekst van onze website.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Vintecc maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen heeft voor personen.

11. Uw rechten onder de GDPR

Binnen de grenzen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage: u hebt het recht om van ons bevestiging te krijgen of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken en de persoonsgegevens die wij over u bezitten in te kijken en een kopie ervan te vragen.

Recht op verbetering: indien u merkt dat we foutieve of onvolledige persoonsgegevens van u verwerken, heeft u het recht te vragen dat deze worden verbeterd of aangevuld.

Recht op verwijdering (of “vergetelheid”): u hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen onder bepaalde omstandigheden, namelijk wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:

als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;

als u uw toestemming waarop de verwerking is gebaseerd intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is;

als u bezwaar maakt tegen de verwerking in het geval dat de verwerking plaatsvindt voor direct marketingdoeleinden;

als de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of

als de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting in de EU- of nationale wetgeving.

Als u een verzoek in dit verband indient, zullen wij onze belangen en die van derden, die mogelijk zwaarder wegen dan die van u, in overweging nemen, evenals alle wettelijke en reglementaire verplichtingen, of gerechtelijke of administratieve beslissingen die in strijd kunnen zijn met de verwijdering van uw persoonsgegevens.

Recht op beperking: u hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, indien een van de volgende situaties van toepassing is:

indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;

als de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan verzoekt; of

als wij de persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar zij door u nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking in afwachting van de verificatie of onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan die van u.

Recht van bezwaar: u hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op artikel 6, lid 1, onder e) en f), van de AVG, met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. Wij zullen de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die nodig zijn voor de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u hebt recht op gegevensoverdraagbaarheid, d.w.z. u kunt van ons alle persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, verkrijgen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat, indien uw persoonsgegevens geautomatiseerd worden verwerkt en op basis van uw toestemming of op basis van een met u gesloten overeenkomst.

Recht om een klacht in te dienen: bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (met name in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, de plaats van tewerkstelling of de plaats van de vermeende inbreuk). In België is de bevoegde toezichthoudende autoriteit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD) (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact). Klachten kunnen ook worden behandeld door Vintecc door een e-mail te sturen naar: privacy@vintecc.com

12. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Om een verzoek of vraag met betrekking tot uw persoonsgegevens in te dienen, kunt u ons trustcenter gebruiken om een verzoek of vraag in te dienen en verder op te volgen:

https://app.formalize.com/trust-center/9f12e87c-1b1f-4e97-97cb-7fdc46d71b46/data-subject-requests

Of u kunt ons een e-mail sturen met uw specifieke verzoek:

privacy@vintecc.com

Om uw verzoek te kunnen verwerken, is adequate identificatie noodzakelijk. Als wij twijfelen aan uw identiteit, behouden wij ons het recht voor om aanvullende identificatie te vragen om uw identiteit te verifiëren in verhouding tot uw verzoek.

Wij zullen de ontvangst van uw verzoek bevestigen en u zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek meer informatie verstrekken over de maatregelen die naar aanleiding van dat verzoek zijn genomen. Deze termijn kan indien nodig met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken, waarbij u op de hoogte wordt gesteld van de redenen voor de vertraging.

De uitoefening van uw rechten is gratis. Als uw verzoeken echter kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, kunnen wij:

een redelijke vergoeding in rekening brengen, rekening houdend met de administratieve kosten voor het verstrekken van de informatie of communicatie of het nemen van de gevraagde maatregelen; of

weigeren om op uw verzoek in te gaan.

13. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring bijwerken naar aanleiding van wijzigingen in wetgeving, technologie of onze praktijken. De meest recente versie zal altijd beschikbaar zijn op onze website. Wijzigingen worden aangegeven op onze website of het platform en, indien vereist en afhankelijk van de belangrijkheid van de wijzigingen, kunnen zij per e-mail aan u worden meegedeeld of onder uw aandacht worden gebracht bij uw volgende bezoek aan de website of het platform (bijvoorbeeld via een “pop-up”).
Wanneer dergelijke wijzigingen nieuwe of aanzienlijk gewijzigde verwerkingsactiviteiten omvatten, zullen wij de betrokkenen informeren voordat deze wijzigingen van kracht worden. Indien wettelijk vereist, zullen deze wijzigingen ter goedkeuring worden voorgelegd.

14. Links naar websites van derden

Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid, de informatie of andere praktijken van derden, met inbegrip van derden die een website beheren waarnaar onze website een link bevat. Het opnemen van een link op de website betekent niet dat wij de gelinkte website onderschrijven.

15. In hoeverre zijn wij aansprakelijk?

Voor zover maximaal toegestaan door de toepasselijke wetgeving, aanvaarden wij geen aansprakelijkheid in de volgende gevallen:

Als wij uw persoonsgegevens rechtmatig hebben gedeeld met een derde partij (die niet onze (sub)verwerker is), zijn wij niet aansprakelijk voor enige daaropvolgende onrechtmatige verwerking of misbruik van die persoonsgegevens door die derde partij en enige directe of indirecte schade die daaruit voortvloeit.

Als derden uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of gebruiken en wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik naar beste vermogen te voorkomen (bijvoorbeeld in geval van hacking of andere cyberaanvallen).

In ieder geval zijn wij alleen aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt door het niet nakomen van onze specifieke verplichtingen uit hoofde van de AVG. Wij zijn in geen geval aansprakelijk voor bijzondere, incidentele, indirecte of gevolgschade of -verliezen in dit verband.

16. Toepasselijk recht en bevoegdheid

Deze privacy policy wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving.

De rechtbanken van Gent (afdeling Kortrijk) zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze privacyverklaring, onverminderd het recht van de consument om een geschil voor te leggen aan een bevoegde rechtbank op basis van een dwingende wettelijke bepaling.

Vintecc Privacy Policy